Как оформить авансовый отчет: подробная инструкция с образцом
Авансовый отчет — это документ, который подтверждает расходование выданных подотчетных средств. Его оформляет сотрудник, получивший деньги на хозяйственные нужды, командировку или другие цели.1. Когда и кто составляет авансовый отчет?
- Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после:
- истечения срока, на который выданы деньги;
- возвращения из командировки;
- окончания расходов (например, после покупки товаров для офиса).
- истечения срока, на который выданы деньги;
- Если деньги не израсходованы, их нужно вернуть в кассу.
2. Документы, которые прикладываются к авансовому отчету
Обязательно нужны первичные документы, подтверждающие траты:- Товарные чеки (если покупка в магазине);
- Кассовые чеки (с QR-кодом, если оплата картой или наличными);
- Билеты (авиа, ж/д, общественный транспорт);
- Гостиничные счета;
- Акты выполненных работ/услуг (если привлекались сторонние исполнители);
- Другие документы (квитанции, счета-фактуры и т. д.).
- Чеки должны быть читаемыми (если чек электронный, его нужно распечатать);
- Если чек утерян, расходы не возмещаются (но можно попросить продавца восстановить копию).
3. Как заполнить авансовый отчет?
Используется унифицированная форма № АО-1 (утверждена Постановлением Госкомстата № 88 от 01.08.2001) или фирменный бланк компании.Пошаговое заполнение:
Лицевая сторона
- Номер и дата (например, № 5 от 12.06.2025).
- Подотчетное лицо (ФИО, должность, табельный номер).
- Структурное подразделение (если есть).
- Цель аванса (командировка, закупка канцтоваров и т. д.).
- Сумма аванса (цифрами и прописью).
- Остаток/перерасход (если остались деньги — их нужно вернуть, если потрачено больше — доплачивают).
Оборотная сторона (таблица с расходами)
| № | Дата | Документ (чек, билет) | Сумма | Статья расходов |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 10.06.2025 | Кассовый чек № 12345 | 1 500 руб. | Канцтовары |
| 2 | 11.06.2025 | Ж/д билет Москва-СПб | 3 200 руб. | Транспорт |
Как оформить, как оформить авансовый отчет образец? Скачать
Как оформить авансовый отчет: подробная инструкция с образцом
Авансовый отчет — это документ, который подтверждает расходование выданных подотчетных средств. Его оформляет сотрудник, получивший деньги на хозяйственные нужды, командировку или другие цели.1. Когда и кто составляет авансовый отчет?
- Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после:
- истечения срока, на который выданы деньги;
- возвращения из командировки;
- окончания расходов (например, после покупки товаров для офиса).
- истечения срока, на который выданы деньги;
- Если деньги не израсходованы, их нужно вернуть в кассу.
2. Документы, которые прикладываются к авансовому отчету
Обязательно нужны первичные документы, подтверждающие траты:- Товарные чеки (если покупка в магазине);
- Кассовые чеки (с QR-кодом, если оплата картой или наличными);
- Билеты (авиа, ж/д, общественный транспорт);
- Гостиничные счета;
- Акты выполненных работ/услуг (если привлекались сторонние исполнители);
- Другие документы (квитанции, счета-фактуры и т. д.).
- Чеки должны быть читаемыми (если чек электронный, его нужно распечатать);
- Если чек утерян, расходы не возмещаются (но можно попросить продавца восстановить копию).
3. Как заполнить авансовый отчет?
Используется унифицированная форма № АО-1 (утверждена Постановлением Госкомстата № 88 от 01.08.2001) или фирменный бланк компании.Пошаговое заполнение:
Лицевая сторона
- Номер и дата (например, № 5 от 12.06.2025).
- Подотчетное лицо (ФИО, должность, табельный номер).
- Структурное подразделение (если есть).
- Цель аванса (командировка, закупка канцтоваров и т. д.).
- Сумма аванса (цифрами и прописью).
- Остаток/перерасход (если остались деньги — их нужно вернуть, если потрачено больше — доплачивают).
Оборотная сторона (таблица с расходами)
| № | Дата | Документ (чек, билет) | Сумма | Статья расходов |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 10.06.2025 | Кассовый чек № 12345 | 1 500 руб. | Канцтовары |
| 2 | 11.06.2025 | Ж/д билет Москва-СПб | 3 200 руб. | Транспорт |