Как сформировать, как заполнять книгу приказов образец?
Заполнение книги приказов — важный процесс для организации документооборота в любой компании. Ниже представлен подробный образец и инструкция по заполнению книги приказов.
1. Внешний вид книги приказов
Книга приказов обычно имеет стандартный формат, в котором страницы пронумерованы, и вмещает информацию по каждому приказу. Она может быть в бумажном или электронном виде, но мы рассмотрим бумажный формат.2. Разделы книги приказов
- Титульный лист: На титульном листе указывается название организации, название документа («Книга приказов»), номер книги и период, на который она предназначена.
- Содержание: Страницы книги разделены на несколько столбцов, в которые заносятся следующие данные.
3. Заполнение книги приказов
3.1. Оформление приказа
Каждый приказ должен быть заполнен в отдельной строке книги. В книге приказов обычно есть следующие столбцы:- Номер приказа: Присваивается последовательно. Номера могут быть простыми или содержать дату (например, П-01, П-02 и т.д.).
- Дата приказа: Указывается дата издания приказа в формате "дд.мм.гггг" (например, 15.09.2024).
- Содержание приказа: Краткое содержание приказа. Здесь указывается, о чем идет речь в приказе, например, «О назначении нового директора отдела продаж».
- Исполнители: Указываются должности или имена ответственных лиц за выполнение приказа. Например, «Иванов И.И., начальник отдела кадров».
- Дата исполнения: Указывается дата, к которой приказ должен быть исполнен. Формат — "дд.мм.гггг".
- Примечания: В этом столбце можно указать дополнительные данные, например, ссылки на документы, номера дел и т.д.
3.2. Пример заполнения книги приказов
| Номер приказа | Дата приказа | Содержание приказа | Исполнители | Дата исполнения | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| П-01 | 01.09.2024 | О назначении нового директора отдела продаж | Иванов И.И. | 15.09.2024 | Уведомление в бухгалтерию |
| П-02 | 05.09.2024 | О введении новых правил внутреннего распорядка | Петров П.П. | 30.09.2024 | Подготовить инструкции |
4. Порядок внесения и хранения
- Заполнение: Приказы вносятся в книгу по мере их поступления. Запись должна быть четкой и аккуратной, лучше всего писать чернилами или печатать.
- Подписи: Обычно для заверения записи требуется подпись лица, ответственного за оформление приказа, и/или печать организации.
- Хранение: Книга приказов должна храниться в специальном месте, где она будет защищена от потерь, порчи и несанкционированного доступа.
- Обновление: По мере заполнения книги, необходимо следить за тем, чтобы страницы не были пустыми и все записи были актуальными.
- Инвентаризация: Периодически проводите инвентаризацию книги, проверяя соответствие записей фактическому состоянию дел в организации.