Как сформировать, как заполнять журнал приказов образец?
Для ведения журнала приказов существует определенная структура, которая помогает систематизировать учет документов, обеспечить их сохранность и быстроту поиска. Рассмотрим по шагам, как заполнять журнал приказов. Пример структуры журнала может быть таким:
1. Шапка журнала
В верхней части журнала приказов указываются:- Наименование организации — полное название организации, которая ведет учет приказов.
- Тип журнала — «Журнал регистрации приказов».
- Год — год, на который ведется журнал.
2. Табличная часть журнала
Таблица содержит несколько колонок, каждая из которых отвечает за определенную информацию о приказе. Рассмотрим основные столбцы журнала:2.1. Номер приказа
Этот столбец содержит уникальный порядковый номер каждого приказа. Нумерация приказов ведется в хронологическом порядке на протяжении всего года. Для удобства в конце каждого года можно закрывать журнал и начинать нумерацию с 1 в следующем году.Пример заполнения: 1, 2, 3 и так далее.
2.2. Дата приказа
Дата подписания приказа руководителем. Это может быть не обязательно дата регистрации, а фактическая дата утверждения приказа.Пример заполнения: 01.01.2024, 05.01.2024.
2.3. Тип приказа
Этот столбец содержит информацию о категории приказа. Например, приказ может касаться:- Кадровых вопросов (прием на работу, увольнение, перемещение);
- Основной деятельности (о назначении ответственных лиц, командировки, утверждение планов);
- Административные приказы (о дисциплинарных мерах, назначении проверок).
- О приеме на работу;
- О назначении ответственного за пожарную безопасность.
2.4. Краткое содержание приказа
Этот столбец содержит сжатую информацию о содержании приказа. Формулировка должна быть краткой, но при этом информативной, чтобы по записи можно было легко понять суть документа.Пример заполнения:
- Принять Иванова И.И. на должность менеджера;
- Утвердить график работы отдела продаж на 2024 год;
- Отправить Петрова П.П. в командировку в г. Москву с 10.01.2024 по 12.01.2024.
2.5. Ответственное лицо
Указывается сотрудник или группа сотрудников, на которых распространяется действие приказа, или кто является ответственным за выполнение приказа.Пример заполнения: Иванов И.И., Петров П.П.
2.6. Подпись получателя
Сотрудник, на которого распространяется приказ, либо сотрудник, ответственный за выполнение приказа, расписывается в соответствующей графе, подтверждая ознакомление с документом.Пример заполнения: Иванов И.И., Петров П.П.
3. Пример полной таблицы
| № п/п | Дата приказа | Тип приказа | Краткое содержание | Ответственное лицо | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2024 | О приеме на работу | Принять Иванова И.И. на должность менеджера | Иванов И.И. | Иванов |
| 2 | 05.01.2024 | О назначении ответственного | Назначить Петрова П.П. ответственным за пожарную безопасность | Петров П.П. | Петров |
| 3 | 10.01.2024 | О командировке | Отправить Сидорова С.С. в командировку в г. Москву | Сидоров С.С. | Сидоров |
4. Примечания
- Если приказ отменен или изменен, это также может быть зафиксировано в журнале. Можно добавить дополнительную графу «Примечания», где указываются такие изменения.
- Журнал должен вестись аккуратно, исправления в нем не допускаются. Если нужно внести изменение, корректировку нужно делать по установленному в организации порядку, например, через новую запись.
5. Особенности ведения журнала приказов
- Каждый приказ должен быть зарегистрирован в журнале в день его подписания или на следующий рабочий день.
- Ведение журнала может быть как в бумажной, так и в электронной форме.