Как сформировать, образец приказ о документообороте в организации образец?
Образец приказа о документообороте в организации
ПРИКАЗ
(Наименование организации)
Дата: (дата)
Город: (место составления)
Номер: (номер приказа)
О документировании и порядке документооборота в организации
В целях упорядочения документооборота в организации и обеспечения своевременного и качественного оформления документов, а также в соответствии с требованиями законодательства и внутренних нормативных актов организации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Определить порядок документооборота в организации: 1.1. Установить, что все документы, создаваемые и поступающие в организацию, подлежат обязательной регистрации в журнале учета. 1.2. Регистрацию документов осуществлять в электронном и/или бумажном виде. 1.3. Ответственными за ведение учета документов назначить (наименование должности или отдела, например "секретарь", "канцелярия", "отдел документации").
- Назначить ответственных лиц за оформление, регистрацию, передачу и хранение документов: 2.1. (ФИО ответственного лица, должность) — ответственным за поступающие входящие документы. 2.2. (ФИО ответственного лица, должность) — ответственным за оформление исходящих документов. 2.3. (ФИО ответственного лица, должность) — ответственным за хранение документов в архиве организации.
- Определить следующие этапы движения документов: 3.1. Входящая документация: - Поступление документов через почту, электронную почту или курьерскую доставку. - Первичная регистрация документа в журнале входящих документов. - Передача документа на рассмотрение руководству. 3.2. Исходящая документация: - Оформление документов ответственным лицом. - Регистрация в журнале исходящих документов. - Передача адресату по установленным каналам (почта, электронная почта и т.д.).
- Введение системы контроля сроков исполнения документов: 4.1. Установить для каждого документа срок исполнения и определить ответственного за его выполнение. 4.2. Ответственный за контроль сроков исполнения — (ФИО, должность). 4.3. В случае нарушения сроков исполнения, докладывать об этом руководителю.
- Архивирование документов: 5.1. Документы, требующие длительного хранения, передавать в архив организации по акту приема-передачи. 5.2. Ответственным за архивирование назначить (ФИО ответственного лица, должность). 5.3. Сроки хранения документов определять в соответствии с установленным законодательством и внутренними положениями организации.
- Обеспечить соблюдение конфиденциальности документации: 6.1. Документы, содержащие коммерческую тайну, передавать только по специальным каналам связи с отметкой «Конфиденциально». 6.2. Ответственным за конфиденциальность документации назначить (ФИО, должность).
- Организовать обучение персонала основам документооборота: 7.1. Провести разъяснительную работу среди сотрудников по вопросам документирования и порядку ведения документооборота. 7.2. Ответственным за организацию обучения назначить (ФИО, должность).
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
(ФИО руководителя)
(Подпись)
Данный образец может быть адаптирован в зависимости от специфики работы вашей организации, числа ответственных лиц и требований внутренних регламентов.