Как написать, образец приказ об использовании факсимиле?
Приказ № 45
о применении факсимиле
Москва, 15 сентября 2024 года
В связи с необходимостью оптимизации документооборота и обеспечения оперативности выполнения задач,
приказываю:
- Утвердить использование факсимиле для подписания документов в компании. Факсимиле применяется для подписания внутренних и внешних документов, когда личное присутствие подписанта невозможно или нецелесообразно.
- Определить перечень лиц, уполномоченных использовать факсимиле. К таким лицам относятся:
- Генеральный директор;
- Финансовый директор;
- Юридический директор;
- Руководители подразделений, если это предусмотрено их должностными обязанностями.
- Обеспечить защиту и учет факсимиле. Ответственность за хранение и использование факсимиле несут:
- Секретарь генерального директора;
- Ответственный за документооборот отдела кадров.
- Ввести следующие правила использования факсимиле:
- Факсимиле может использоваться только для подписания документов, имеющих предварительное согласование от уполномоченных сотрудников.
- Каждый документ, подписанный факсимиле, должен сопровождаться записью о применении факсимиле в соответствующем журнале учета.
- Необходимо обеспечить регулярную проверку и обновление факсимиле для предотвращения возможных злоупотреблений.
- Назначить ответственным за внедрение и контроль за соблюдением порядка использования факсимиле:
- Руководителя отдела внутреннего контроля, который должен обеспечить регулярные проверки и отчеты о соблюдении установленных требований.
- Провести инструктаж для всех уполномоченных лиц по вопросам применения факсимиле. Инструктаж должен быть завершен в срок до 30 сентября 2024 года.
- Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на финансового директора.
Генеральный директор
(Ф.И.О.)
Подпись
М.П.
Примечание: Данный образец приказа может быть изменен и адаптирован в зависимости от специфики деятельности и организационной структуры вашей компании.