Как написать, образец приказа по хранению документов?
Приказ
о хранении документов
Город
Дата
Приказ № [номер]
В соответствии с требованиями законодательства и внутренними нормативными документами, для обеспечения правильного и надлежащего хранения документов, в целях упорядочивания документооборота и сохранности документов, приказываю:
- Назначить ответственных лиц: 1.1. Ответственным за организацию хранения документов назначить [Ф.И.О. ответственного лица], занимающего должность [должность]. 1.2. Ответственным за контроль за состоянием и правильностью хранения документов назначить [Ф.И.О. ответственного лица], занимающего должность [должность].
- Установить порядок хранения документов: 2.1. Документы должны храниться в соответствии с установленными сроками хранения, определенными в [название нормативного документа или инструкции]. 2.2. Все документы, подлежащие хранению, должны быть систематизированы по следующим группам: 2.2.1. Долгосрочные (на срок более 10 лет); 2.2.2. Среднесрочные (от 3 до 10 лет); 2.2.3. Краткосрочные (до 3 лет). 2.3. Хранение документов должно осуществляться в условиях, исключающих их порчу или утерю, в специально отведенных для этого помещениях с соблюдением температурного и влажностного режима. 2.4. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в запирающихся шкафах или сейфах с ограниченным доступом.
- Обязанности ответственных лиц: 3.1. Ответственный за организацию хранения документов обязан: 3.1.1. Обеспечить систематизацию и упорядочивание документов. 3.1.2. Контролировать соблюдение сроков хранения документов. 3.1.3. Проводить периодические проверки состояния документов. 3.2. Ответственный за контроль состояния документов обязан: 3.2.1. Проводить регулярные проверки наличия и состояния документов. 3.2.2. Обеспечивать выполнение требований по сохранности и условиям хранения документов.
- Документы, подлежащие уничтожению: 4.1. Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению в установленном порядке с соблюдением всех требований по охране конфиденциальности.
- Контроль за выполнением приказа: 5.1. Контроль за выполнением данного приказа возложить на [Ф.И.О. контролирующего лица], занимающего должность [должность].
- Заключительные положения: 6.1. Приказ вступает в силу с [дата вступления в силу]. 6.2. Настоящий приказ довести до сведения всех сотрудников, связанных с хранением и обработкой документов.
[Ф.И.О.]
[Подпись]
Утверждено:
[Название организации]
[Подпись]
[Дата]