Как оформить, приказ на дублирование образец?
ООО «Название компании»
Приказ № __
Дата: «дд» «мм» «гггг»
О дублировании документов
В связи с необходимостью обеспечения надлежащего хранения и доступности важной документации, а также для предотвращения потерь или порчи оригиналов документов, приказываю:
- Дублирование документов
1.1. Все важные документы, включая (но не ограничиваясь) контракты, отчеты, финансовые документы, служебные записки и другие документы, которые имеют значимость для деятельности компании, подлежат дублированию.
1.2. Дублирование документов должно осуществляться в двух экземплярах: один для хранения в основном архиве, второй – в резервном архиве, расположенном в другом помещении.
- Ответственные лица
2.1. За организацию дублирования и своевременное внесение дублированных документов в архив отвечает (ФИО, должность).
2.2. Сотрудникам архивного отдела поручается:
2.2.1. Выполнить дублирование всех документов, находящихся на текущий момент в архиве, в срок до «дд» «мм» «гггг».
2.2.2. Вести учет всех дублированных документов и предоставлять отчет о проделанной работе в конце каждого месяца.
- Хранение и доступ
3.1. Оригиналы и дубликаты документов должны храниться в отдельных помещениях, обеспеченных системами охраны и контроля доступа.
3.2. Доступ к оригиналам и дубликатам документов имеют только уполномоченные сотрудники компании.
- Контроль и проверка
4.1. Регулярная проверка состояния хранения и наличия дублированных документов будет проводиться (ФИО, должность) не реже одного раза в квартал.
4.2. В случае выявления несоответствий или утрат, вносить соответствующие изменения в порядок дублирования и хранения документов.
- Заключительные положения
5.1. Контроль за выполнением настоящего приказа возлагается на (ФИО, должность).
5.2. Все заинтересованные лица должны ознакомиться с данным приказом под роспись.
5.3. Приказ вступает в силу с момента его подписания.
(ФИО)
(Подпись)
(М.П.)
Этот образец можно адаптировать под нужды вашей компании и конкретные типы документов.