Как оформить, приказ о документообороте на предприятии образец?
Приказ №___
о документообороте на предприятии
Дата: [дата]
Место: [город]
В связи с необходимостью упорядочивания документооборота и обеспечения эффективного управления документацией на предприятии,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Установить порядок документооборота на предприятии в соответствии с настоящим приказом.
- Определить ответственных за организацию и ведение документооборота:
2.1. Главный бухгалтер – [ФИО]
2.2. Руководитель отдела кадров – [ФИО]
2.3. Руководитель отдела информационных технологий – [ФИО]
- Регламентировать следующие виды документации:
3.1. Входящая документация
- Регистрация входящих документов производится в журнале входящей документации.
- Входящие документы принимаются и передаются соответствующим исполнителям в течение 1 рабочего дня.
- Исполнители обязаны рассмотреть документы и дать ответ в течение 3 рабочих дней.
3.2. Исходящая документация
- Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей документации.
- Подписанные документы передаются в архив в день их подписания.
- Копии исходящих документов хранятся в электронном виде на сервере предприятия.
3.3. Внутренние документы
- Внутренние распоряжения, приказы и инструкции регистрируются в журнале внутренних документов.
- Копии внутренних документов направляются в соответствующие структурные подразделения.
- Документы, касающиеся изменений в организационной структуре или внутренних процедур, должны быть доведены до сведения всех сотрудников в течение 5 рабочих дней.
- Организовать электронный документооборот:
4.1. Внедрить систему электронного документооборота для упрощения обработки и хранения документов.
4.2. Обеспечить обучение сотрудников работе с системой электронного документооборота в срок до [дата].
4.3. Определить список документов, которые могут и должны храниться в электронной форме.
- Обеспечить хранение документов:
5.1. Все документы должны храниться в соответствии с установленными нормами и сроками хранения.
5.2. Документы, относящиеся к бухгалтерскому учету, должны храниться в архиве в течение 5 лет.
5.3. Личные дела сотрудников хранятся в архиве в течение 75 лет после окончания трудовой деятельности.
- Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на:
- Заместителя генерального директора по административным вопросам – [ФИО]
- Главного бухгалтера – [ФИО]
- Руководителя отдела информационных технологий – [ФИО]
- Настоящий приказ вступает в силу с [дата].
[ФИО]
Подпись: ____________
С приказом ознакомлены:
- Главный бухгалтер: ____________ [ФИО]
- Руководитель отдела кадров: ____________ [ФИО]
- Руководитель отдела информационных технологий: ____________ [ФИО]
Этот образец приказа можно адаптировать в зависимости от специфики и размера предприятия.