Как оформить, приказ о переходе на электронный документооборот образец?
Приказ о переходе на электронный документооборот
[Название организации][Юридический адрес]
[Телефон, факс, электронная почта]
Приказ
№ [номер приказа]
[Дата]
О переходе на электронный документооборот
В соответствии с целью оптимизации и модернизации документооборота в организации, а также в целях повышения эффективности управления и снижения затрат на бумажный документооборот, приказано:
- Обязанности по внедрению
1.1. Установить переход на электронный документооборот в качестве основного метода работы для всей документации, касающейся внутренних и внешних процессов организации.
1.2. Определить ответственным за внедрение электронного документооборота [Ф.И.О., должность] и возложить на него контроль за реализацией данного приказа.
- Этапы внедрения
2.1. Провести оценку существующих процессов документооборота и разработать план перехода на электронный документооборот до [дата].
2.2. Организовать обучение сотрудников по работе с электронными документами и системами электронного документооборота до [дата].
2.3. Обеспечить техническую поддержку и настройку необходимых программных и аппаратных средств до [дата].
2.4. Установить сроки завершения внедрения и перехода на электронный документооборот — до [дата].
- Правила и регламенты
3.1. Установить следующие правила работы с электронными документами:
- Документы должны создаваться и храниться в формате, обеспечивающем их юридическую значимость и соответствие требованиям законодательства.
- Все электронные документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП) или иным способом, обеспечивающим их подлинность и неизменность.
- Определить требования к безопасности и конфиденциальности данных, содержащихся в электронных документах.
- Документация и отчетность
4.1. Все документы, создаваемые и поступающие в организацию, должны быть зарегистрированы в системе электронного документооборота.
4.2. Установить процедуру контроля за исполнением документов и предоставление отчетов о ходе перехода на электронный документооборот до [дата] и ежеквартально.
- Ответственность
5.1. Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение требований данного приказа и соответствующих инструкций.
5.2. В случае выявления нарушений или проблем в процессе перехода, незамедлительно информировать ответственное лицо и принимать меры по их устранению.
- Заключительные положения
6.1. Приказ вступает в силу с [дата].
6.2. Контроль за выполнением приказа возложить на [Ф.И.О., должность].
6.3. Внести изменения и дополнения в инструкции и регламенты по мере необходимости.
[Ф.И.О.]
[Подпись]
[Дата]
С приказом ознакомлен:
[Ф.И.О., должность]
[Подпись]
[Дата]
Примечания:
- Дата и номер приказа должны быть указаны в соответствии с внутренними стандартами вашей организации.
- Ответственные лица и сроки могут быть изменены в зависимости от конкретных условий и требований вашей организации.
- Убедитесь, что все лица, участвующие в процессе, ознакомлены с приказом и понимают свои обязанности.