Как составить, приказ о введении электронного документооборота образец?
Приказ
о введении электронного документооборота
г. [Город]
[Дата]
В связи с необходимостью повышения эффективности документооборота, обеспечения оперативного доступа к документам и снижения затрат на бумажный документооборот, а также в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, приказом № [номер приказа] от [дата] было принято решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) в организации [Название организации].
1. Цели и задачи внедрения электронного документооборота
1.1. Обеспечить автоматизацию процессов создания, обработки, хранения и обмена документами. 1.2. Снизить затраты на печать, хранение и доставку бумажных документов. 1.3. Ускорить процессы согласования и утверждения документов. 1.4. Повысить уровень безопасности и конфиденциальности информации.
2. Организация процесса внедрения
2.1. Назначить ответственным за внедрение электронного документооборота [Ф.И.О. ответственного лица], должность [Должность], контактные данные [Контактные данные].
2.2. Создать рабочую группу по внедрению системы электронного документооборота в составе:
- [Ф.И.О., должность]
- [Ф.И.О., должность]
- [Ф.И.О., должность]
2.4. Заключить договор с поставщиком системы электронного документооборота, который будет включать условия по обучению сотрудников и технической поддержке.
2.5. Организовать обучение сотрудников, которые будут работать с системой электронного документооборота, до [дата].
2.6. Обеспечить интеграцию системы электронного документооборота с существующими программными продуктами и базами данных организации.
3. Правила и процедуры
3.1. Все новые документы должны создаваться и обрабатываться только в электронном виде, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
3.2. Сотрудники обязаны своевременно обновлять статус документов и выполнять действия по их согласованию и утверждению в системе.
3.3. Документы, подлежащие обязательному хранению, должны быть сохранены в электронном виде согласно установленным правилам хранения.
3.4. В случае возникновения проблем с доступом к системе или техническими неполадками необходимо немедленно сообщать в службу технической поддержки.
4. Ответственность
4.1. Ответственное лицо за внедрение системы электронного документооборота несет ответственность за контроль выполнения данного приказа и отчетность перед руководством организации.
4.2. Руководители подразделений обязаны обеспечить выполнение новых требований и процедур по документообороту в своих подразделениях.
5. Контроль за выполнением приказа
5.1. Контроль за выполнением данного приказа возложить на [Ф.И.О. должность], контактные данные [Контактные данные].
5.2. Отчет о ходе внедрения системы электронного документооборота представить руководству организации не позднее [дата].
6. Заключительные положения
6.1. Этот приказ вступает в силу с [дата].
6.2. Все предыдущие приказания и инструкции, касающиеся документооборота, которые противоречат данному приказу, признаются утратившими силу.
Подпись:
[Ф.И.О. руководителя]
[Должность]
[Подпись]
[М.П.]
Утверждено:
[Ф.И.О. руководителя]
[Дата]