Как оформить, приказ об архиве организации образец?
Приказ о создании архива в организации
Приказ № 01/2024
О создании архива
В связи с необходимостью систематизации и хранения документов, а также в целях обеспечения их сохранности и доступности для использования, на основании Федерального закона «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановлений и рекомендаций архивных органов, а также внутреннего регламента организации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Создать архив в организации с целью хранения документов, образующихся в процессе деятельности, в том числе тех, срок хранения которых истек.
- Определить место для размещения архива. Архивное помещение должно быть оборудовано в соответствии с требованиями для обеспечения сохранности документов: наличие пожарной и охранной сигнализации, соответствующий температурный режим и уровень влажности.
- Назначить ответственного за организацию архива. Ответственным за создание и функционирование архива назначается [ФИО, должность], который должен:
- Организовать процессы приемки, учета, хранения и выдачи архивных документов;
- Разработать внутренние инструкции и регламенты по работе с архивом;
- Контролировать соблюдение правил по сохранности и охране документов;
- Подготовить и представить отчетность по архивной деятельности.
- Сформировать комиссию по описи и передаче документов в архив. В состав комиссии включить:
- [ФИО, должность], председатель комиссии;
- [ФИО, должность], член комиссии;
- [ФИО, должность], член комиссии.
- Провести инвентаризацию существующих документов;
- Составить описи документов, подлежащих передаче в архив;
- Обеспечить правильное оформление и упаковку документов.
- Утвердить порядок передачи и учета документов, а именно:
- Документы передаются в архив по актам приема-передачи;
- Вести журнал учета поступивших в архив документов;
- Организовать регулярную проверку состояния архивных документов.
- Определить сроки хранения документов в архиве в соответствии с установленными нормами и правилами. Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению в установленном порядке.
- Осуществлять контроль за выполнением данного приказа и обеспечивать регулярное обновление архива в соответствии с изменениями в законодательстве и внутренними требованиями организации.
- Контроль за исполнением приказа возложить на [ФИО, должность].
Генеральный директор
[ФИО, подпись]
Дата: [дата]
Исполнительный директор
[ФИО, подпись]
Дата: [дата]
Главный бухгалтер
[ФИО, подпись]
Дата: [дата]
Копии приказа направлены:
- В отдел кадров;
- В бухгалтерию;
- В архив.