Протокол экспертной комиссии по архиву образец скачать

Как создать, протокол экспертной комиссии по архиву образец?​

Протокол экспертной комиссии по архиву

Дата: [дата заседания]

Место: [место проведения заседания]

Время начала заседания: [время начала]

Время окончания заседания: [время окончания]

Присутствующие:

1. [Ф.И.О., должность] – председатель комиссии
2. [Ф.И.О., должность] – заместитель председателя
3. [Ф.И.О., должность] – секретарь
4. [Ф.И.О., должность] – член комиссии
5. [Ф.И.О., должность] – член комиссии
6. [Ф.И.О., должность] – член комиссии

Повестка дня:

1. О рассмотрении документации для передачи в архив.
2. О состоянии хранения архивных документов.
3. О предложениях по улучшению работы архива.
4. Разное.

1. О рассмотрении документации для передачи в архив.

Докладчик: [Ф.И.О., должность]

Докладчик представил перечень документов, подготовленных для передачи в архив. Были рассмотрены следующие документы:

• Документ 1 – [краткое описание, например: «Отчет по проекту X, 2022 г.»]
• Документ 2 – [краткое описание, например: «Протоколы заседаний, 2020-2021 гг.»]
• Документ 3 – [краткое описание, например: «Финансовые отчеты, 2019 г.»]

Члены комиссии обсудили соответствие документов требованиям архивного хранения. По итогам обсуждения было решено:

• Принять все представленные документы для передачи в архив.
• Проверить комплектность и целостность документов.
• Уточнить необходимость дополнительного описания некоторых документов.

Решение: Протоколировать решение о передаче документов в архив и организовать работу по их упаковыванию и описанию до [указать дату].

2. О состоянии хранения архивных документов.

Докладчик: [Ф.И.О., должность]

Докладчик доложил о текущем состоянии архивных фондов. Были озвучены следующие проблемы:

• Проблема 1 – [описание проблемы, например: «Повышенная влажность в помещении архивов»]
• Проблема 2 – [описание проблемы, например: «Необходимость обновления упаковочных материалов»]

По обсуждению было решено:

• Провести аудит состояния архивных помещений и исправить выявленные недостатки.
• Закупить новые упаковочные материалы и провести работы по переупаковке документов.
• Установить дополнительное оборудование для контроля за микроклиматом.

Решение: Подготовить план мероприятий по устранению проблем и представить его на следующем заседании комиссии.

3. О предложениях по улучшению работы архива.

Докладчик: [Ф.И.О., должность]

Докладчик предложил ряд инициатив по улучшению работы архива:

• Предложение 1 – [описание предложения, например: «Внедрение электронного документооборота для упрощения доступа к документам»]
• Предложение 2 – [описание предложения, например: «Регулярное обучение сотрудников работе с архивом»]

После обсуждения предложений, было решено:

• Провести анализ возможности внедрения электронного документооборота.
• Разработать программу обучения для сотрудников архива.

Решение: Подготовить детализированное предложение по каждому из пунктов и представить его на следующем заседании.

4. Разное.

• Обсуждение возможных дат следующих заседаний комиссии.
• Рассмотрение вопросов, поступивших от участников заседания.

Решение: Определить дату и время следующего заседания комиссии: [указать дату и время].

Подписи:

Председатель комиссии: [Ф.И.О., подпись]

Заместитель председателя: [Ф.И.О., подпись]

Секретарь: [Ф.И.О., подпись]

Приложения:

1. Перечень документов, переданных в архив.
2. План мероприятий по устранению проблем хранения архивных документов.
3. Программа обучения сотрудников архива.

Этот протокол является официальным документом и должен храниться в архиве до окончания срока его действия.

Конец протокола

СКАЧАТЬ​