Как составить, протокол об утверждении номенклатуры дел образец?
Протокол об утверждении номенклатуры дел — это официальный документ, который фиксирует решение о перечне дел и документов, которые будут храниться в архиве или в органах управления. Вот образец такого протокола:
Протокол № ___
о заседании комиссии по утверждению номенклатуры дел
г. [Город] [Дата]
Присутствовали:
- [Ф.И.О., должность, подпись]
- [Ф.И.О., должность, подпись]
- [Ф.И.О., должность, подпись]
- Утверждение номенклатуры дел на [год/период].
- Докладчик: [Ф.И.О., должность]
- Представлен проект номенклатуры дел, который включает перечень всех видов документов, их количество, сроки хранения и особенности архивного хранения.
- Выступления:
- [Ф.И.О., должность] предложил внести изменения в номенклатуру, а именно [конкретные предложения].
- [Ф.И.О., должность] высказал мнение о необходимости уточнения сроков хранения для некоторых категорий документов.
- Утвердить номенклатуру дел на [год/период] в следующем составе:
- Категория дел:
- [Название категории] - [Срок хранения, например, 5 лет]
- Категория дел:
- [Название категории] - [Срок хранения, например, 10 лет]
- Категория дел:
- [Название категории] - [Срок хранения, например, пожизненно]
- Категория дел:
- Принять во внимание предложения по внесению изменений в проект номенклатуры и поручить [Ф.И.О.] внести соответствующие корректировки в документ.
- Направить утвержденную номенклатуру дел для регистрации и последующего использования в [ответственное подразделение/архив].
- Проект номенклатуры дел.
- Письменные предложения и замечания участников заседания.
- [Ф.И.О., должность, подпись] – председатель комиссии
- [Ф.И.О., должность, подпись] – секретарь комиссии
- [Ф.И.О., должность, подпись] – член комиссии
Примечания:
- Внимательно указывайте точные названия категорий дел и сроки хранения, чтобы избежать путаницы и обеспечить корректное хранение документов.
- Убедитесь, что все участники заседания согласны с принятым решением и что протокол подписан всеми ответственными лицами.