Как написать, стеллажная карта приказ 706н образец?
Стеллажная карта — это документ, который помогает организовать и управлять хранением документов в архиве или на складе. Приказ 706н регулирует ведение стеллажных карт и других учетных документов в архивных учреждениях России. Ниже приведен образец стеллажной карты в соответствии с приказом 706н.
Образец стеллажной карты
1. Общие сведения
- Наименование учреждения: [ФИО/Наименование организации]
- Адрес: [Адрес организации]
- Ответственное лицо: [ФИО, должность]
2. Основные реквизиты карты
- Дата составления карты: [Дата]
- Номер стеллажной карты: [Номер]
3. Характеристика стеллажной системы
- Наименование стеллажной системы: [Наименование системы хранения]
- Местоположение: [Местоположение стеллажной системы]
4. Содержание стеллажной карты
Стеллаж № 1
- Номер стеллажа: [Номер стеллажа]
- Указание на секции и полки: [Укажите секции и полки, например: Секция 1, Полка 1]
- Наименование хранимых документов: [Перечень типов документов, например: Деловые бумаги, Отчетные документы]
- Количество документов: [Количество документов в каждом типе]
- Период хранения: [Период времени, например: Январь 2020 - Декабрь 2023]
- Обозначение документов: [Кодировка или обозначение для быстрого поиска]
- Примечания: [Любые дополнительные замечания, например: Документы частично повреждены]
Стеллаж № 2
- Номер стеллажа: [Номер стеллажа]
- Указание на секции и полки: [Укажите секции и полки]
- Наименование хранимых документов: [Перечень типов документов]
- Количество документов: [Количество документов в каждом типе]
- Период хранения: [Период времени]
- Обозначение документов: [Кодировка или обозначение]
- Примечания: [Любые дополнительные замечания]
5. Учет перемещений
- Дата перемещения: [Дата]
- Старое местоположение: [Местоположение до перемещения]
- Новое местоположение: [Местоположение после перемещения]
- Причина перемещения: [Обоснование необходимости перемещения]
6. Подписи
- Ответственное лицо (ФИО): [Подпись]
- Дата: [Дата]
- Проверяющий (ФИО): [Подпись]
- Дата: [Дата]
7. Контрольная информация
- Дата проверки: [Дата]
- Результаты проверки: [Результаты проверки документации и хранения]
- Примечания к проверке: [Замечания и рекомендации]
Пример заполненной стеллажной карты
Наименование учреждения: Архивное управление г. МосквыАдрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 1
Ответственное лицо: Иванова Ирина Николаевна, начальник архива
Дата составления карты: 09.09.2024
Номер стеллажной карты: 001
Стеллаж № 1
- Номер стеллажа: 1
- Указание на секции и полки: Секция 1, Полка 1
- Наименование хранимых документов: Деловые бумаги 2020 года
- Количество документов: 150 папок
- Период хранения: Январь 2020 - Декабрь 2023
- Обозначение документов: ДБ-2020-01
- Примечания: Документы упакованы в картонные коробки
- Номер стеллажа: 2
- Указание на секции и полки: Секция 2, Полка 1
- Наименование хранимых документов: Отчетные документы 2021 года
- Количество документов: 100 папок
- Период хранения: Январь 2021 - Декабрь 2024
- Обозначение документов: ОД-2021-01
- Примечания: Документы в хорошем состоянии
- Дата перемещения: 01.09.2024
- Старое местоположение: Стеллаж № 3, Полка 2
- Новое местоположение: Стеллаж № 1, Полка 1
- Причина перемещения: Оптимизация пространства
Дата: 09.09.2024
Проверяющий (ФИО): Петров Сергей Александрович
Дата: 09.09.2024
Дата проверки: 09.09.2024
Результаты проверки: Все документы на месте, состояние удовлетворительное
Примечания к проверке: Необходима замена упаковки для части документов
Эта карта используется для систематического учета и управления документами, хранящимися на стеллажах. Важно регулярно обновлять информацию в карте и следить за состоянием документов.