Как сформировать, журнал учета приказов и распоряжений образец?
Журнал учета приказов и распоряжений — это документ, предназначенный для систематизации и учета всех официальных распоряжений и приказов в организации. Его ведение помогает обеспечить контроль за исполнением документов и оперативность в их обработке. Вот образец такого журнала с подробным описанием каждой его части.
Образец журнала учета приказов и распоряжений
Журнал учета приказов и распоряжений| № п/п | Дата регистрации | Номер документа | Дата документа | Тема документа | Содержание документа | Подразделение | Ф.И.О. ответственного | Дата исполнения | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10.09.2024 | 01-2024 | 10.09.2024 | О проведении инвентаризации | Приказ о проведении инвентаризации оборудования | Финансовый отдел | Иванов И.И. | 30.09.2024 | |
| 2 | 11.09.2024 | 02-2024 | 11.09.2024 | Утверждение бюджета на квартал | Распоряжение об утверждении бюджета на IV квартал | Бухгалтерия | Петрова А.А. | 25.09.2024 | |
| 3 | 12.09.2024 | 03-2024 | 12.09.2024 | О работе в условиях повышенной нагрузки | Приказ о введении дополнительного рабочего времени | HR-отдел | Смирнов Б.Б. | 15.09.2024 | Требуется дополнительный отчет |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Описание полей журнала
- № п/п — Номер по порядку, который присваивается каждому зарегистрированному документу в журнале. Это упрощает поиск и учет документов.
- Дата регистрации — Дата, когда документ был зарегистрирован в журнале. Это помогает отслеживать временные рамки обработки документов.
- Номер документа — Внутренний номер документа, указанный в приказе или распоряжении. Это может быть числовой или буквенно-цифровой код.
- Дата документа — Дата, указанная в самом документе. Она может отличаться от даты регистрации.
- Тема документа — Краткое описание основной темы или цели документа. Это помогает быстро понять содержание документа без его полного прочтения.
- Содержание документа — Краткое содержание основных положений и инструкций, содержащихся в документе. Это важно для того, чтобы быстро разобраться в сути документа.
- Подразделение — Подразделение или отдел, к которому относится документ. Это помогает определить, кто должен заниматься исполнением приказа или распоряжения.
- Ф.И.О. ответственного — Фамилия, имя и отчество лица, ответственного за исполнение документа. Это позволяет установить конкретное лицо, к которому можно обратиться по вопросам выполнения.
- Дата исполнения — Планируемая или фактическая дата выполнения указанных в документе действий. Это важно для контроля сроков выполнения.
- Примечания — Дополнительные замечания или информация, которая может быть полезна для полного учета и контроля выполнения документа. Это могут быть комментарии о возникших проблемах, дополнительных действиях и т.д.
Правила ведения журнала
- Регистрация: Каждое новое распоряжение или приказ должен быть зарегистрирован в журнале в день его поступления в организацию.
- Актуализация данных: После регистрации и изучения документа, данные в журнале должны быть актуализированы, включая назначение ответственных и сроки исполнения.
- Контроль: Регулярно проверяйте исполнение приказов и распоряжений, чтобы удостовериться, что все пункты выполнены в установленные сроки.
- Архивирование: По завершении исполнения документов их необходимо передать в архив, сохраняя журнал учета для возможного контроля и проверки.