Как сформировать, журнал учета протоколов образец?
Журнал учета протоколов — это официальный документ, в котором фиксируются все составленные протоколы, их регистрационные данные и другая важная информация. Ведение такого журнала позволяет систематизировать и контролировать процесс документооборота, связанным с протоколами заседаний, совещаний и других мероприятий.
Образец оформления журнала учета протоколов:
Обложка
На обложке журнала должны быть указаны следующие данные:- Наименование организации или учреждения.
- Название документа: «Журнал учета протоколов».
- Период ведения журнала (например, с 2024 года).
- Номер тома (если журнал состоит из нескольких томов).
Внутренние страницы (примерное содержание каждого листа)
| Номер записи | Дата составления протокола | Номер протокола | Тема заседания (совещания) | Ответственное лицо | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15.01.2024 | 01/2024 | Ежегодное собрание акционеров | Иванов И.И. | Копия отправлена в отдел кадров |
| 2 | 25.02.2024 | 02/2024 | Заседание правления | Петров П.П. | |
| 3 | 03.03.2024 | 03/2024 | Собрание профсоюзов | Сидоров С.С. | Приложены копии решений |
| 4 | 10.04.2024 | 04/2024 | Оперативное совещание | Кузнецов Н.Н. |
Пояснение к столбцам:
- Номер записи — порядковый номер записи о протоколе.
- Дата составления протокола — дата, когда был составлен протокол (обычно это дата проведения заседания или мероприятия).
- Номер протокола — уникальный номер протокола, который может содержать год, порядковый номер и другие идентификационные данные.
- Тема заседания (совещания) — краткое описание обсуждаемого вопроса или мероприятия.
- Ответственное лицо — ФИО человека, ответственного за составление протокола или его учет.
- Примечания — дополнительные сведения, например, информация о передаче копий протокола в другие подразделения.
Общие требования к журналу:
- Нумерация страниц — все страницы должны быть пронумерованы.
- Постоянное ведение — все записи должны быть внесены в хронологическом порядке без пропусков и удаления данных.
- Исправления — в журнале не допускаются исправления без соответствующих пометок и подписей ответственных лиц.
- Подпись и печать — в конце каждого месяца или по завершению ведения журнала должны быть подпись ответственного лица и печать организации.